Ufficio Stampa: come, quando, perché e soprattutto a cosa serve?

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Ufficio Stampa: come, quando, perché e soprattutto a cosa serve?

Spesso Enti, associazioni, aziende raggiungono traguardi importanti oppure organizzano grandi eventi che puntualmente passano inosservati perché, fatto salvo un gruppo di amici, fornitori o clienti, nessun altro lo viene a sapere, nessuno ne parla, nessuno ne scrive.

 

Capita, per contro, di ottenere l’effetto “meteora”: da una grande esposizione mediatica si passa ad un assordante silenzio che crea, volenti o nolenti, un effetto boomerang. La visibilità ottenuta va curata, dosata e ottimizzata: questo per non disperdere un importante potenziale sia in termini di autorevolezza che di contatti.

Da qui la necessità di un ufficio stampa che lavori per migliorare la visibilità, l’informazione, e perchè no, creare o potenziare un indotto ( attirando magari eventuali sponsor).

Nell’organico di una società/Ente la figura dell’addetto stampa è indispensabile se si vogliono raggiungere certi risultati. Chi desidera far parlare della propria società, azienda, Ente, iniziativa, evento, manifestazione, può contare sull’esperienza di un giornalista specializzato nella gestione di uffici stampa, al fine di ottenere visibilità sulla carta stampata, siti internet e accesso a spazi radiofonici e televisivi, opportunamente scelti e mirati a seconda del risultato che si vorrà ottenere. Lo stesso avviene anche sui social e non è un caso che venga mutuato dal settore giornalistico il termine “pianificazione editoriale” quando si parla di programma di pubblicazione dei contenuti destinati ai social, al sito, al blog.

 

 

L’ufficio stampa non deve essere considerato uno strumento obsoleto perché “tanto i giornali non si leggono più”. Oltre ad essere molto più di questo, l’ufficio stampa si trasforma continuamente, adeguandosi agli strumenti comunicativi del momento.

È indubbio che giornalisti e i blogger siano oggi degli opinion leader in grado di far passare un messaggio, influenzare i gusti, rendere rilevante un’informazione. Per arrivare a loro non basta mandare un comunicato, una mail o una semplice telefonata. Non solo sarebbe riduttivo, ma in molti casi risulterebbe anche controproducente. L’ufficio stampa costruisce dei rapporti con giornalisti e redazioni che si consolidano nel tempo e che, a tempo debito, portano i loro frutti. In tutto questo ci vuole professionalità, pazienza e una buona capacità nel gestire i contatti, ricorrendo a referenti specifici a seconda dei contenuti che si vogliono diffondere.

 

Nello specifico, che cosa fa un ufficio stampa per un’azienda? Ecco una sintesi dei vantaggi e delle funzioni che questo strumento porta in dote ad un’impresa (e qui intendiamo il lungo elenco già riportato sopra: aziende, associazioni, fondazioni, Enti, società sportive ecc.)

  • Contribuisce a creare e a diffondere l’immagine dell’azienda e del suo brand (brand awareness)  attraverso i media di respiro locale, regionale, nazionale, internazionale.
  • Mantiene vivo il flusso di notizie tra l’azienda e le redazioni. Queste ultime, infatti, hanno tempi  e modi di lavoro che vanno rispettati e compresi. Il comunicato stampa di un’azienda è uno dei tanti che arriva nelle redazioni ogni giorno e per ovvie ragioni deve essere strutturato, comunicato e diffuso in modo che possa spiccare rispetto alle centinaia di contenuti che vengono recapitate ai giornalisti quotidianamente! Le notizie vanno inviate tenendo presente la data di uscita delle riviste, che cambia a seconda siano settimanali, mensili. Un ufficio stampa è sempre reperibile (visto che i giornali escono pure la domenica)
  • Trasforma le informazioni, che l’azienda vuole diffondere, in notizie. Bisogna, infatti, saper confezionare una notizia e renderla appetibile e interessante per il giornalista. Offre dati ragionati, utili all’argomento che si intende trattare, fornire informazioni complete…
  • Contribuisce a creare un profilo mediatico dell’azienda, costruisce il suo pubblico e il suo prestigio. L’ufficio stampa è una leva importantissima (e talvolta sottovalutata) del  marketing di un’azienda.
  • A chi si rivolge l’ufficio stampa? Ai giornalisti ma non solo. Certamente questi rappresentano la maggior parte delle persone che vogliamo raggiungere, anche se, grazie all’uso dei social media, non bisogna dimenticare i blogger! Molto importante è, in ogni caso, costruire un target di giornalisti a seconda della tipologia dell’azienda, del prodotto o della notizia che si vuol diffondere. È importante quindi per un ufficio stampa avere un network variegato di riviste e giornalisti, con i quali si devono mantenere contatti frequenti.

 

Quale messaggi può comunicare un ufficio stampa? Tramite comunicati stampa, note stampa o addirittura l’organizzazione di conferenze stampa si possono dare notizie corporate, ovvero informazioni che riguardano l’azienda. Pensiamo per esempio alla divulgazione dell’ampliamento di un’azienda, di una fusione, un particolare successo, nuove strategie, cambi al vertice. Oppure ci sono notizie di prodotto. Come appunto il lancio di nuovi linee di prodotto, la presentazione di una gamma top level nel listino etc etc.

L’ufficio stampa si occupa di creare i contenuti, insieme ai responsabili marketing con cui si costruisce una strategia condivisa, che riguardano il brand e quelli di secondo livello, quelli cioè che sono in grado di creare empatia con gli utenti della rete che danno avvio a conversazioni ed interazioni, la base che trasforma un lead in un cliente.

Come si procede normalmente?  In linea generale si individuano i destinatari e i referenti delle informazioni o dei contenuti. Si ragiona, poi, sulla costruzione di una vera e propria rete interna che individui contenuti, informazioni che devono essere veicolate. Se ne stabilisce la periodicità e si affinano i processi realizzativi per pesare sempre meno sull’azienda pur coinvolgendola direttamente in tutte le fasi ( definizione degli obiettivi, pianificazione editoriale, progettazione, stesura, fino alla fase di analisi dei risultati conseguiti), creando un percorso sintetico ed efficace di comunicazione.

Quello dell’ufficio stampa, quindi, è un lavoro complesso che spesso non viene percepito dall’esterno ma che è in grado di offrire un valore aggiunto all’azienda e di risolvere anche situazioni “delicate” o “critiche” ricorrendo alla moderazione e gestione delle relazioni.

 

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